專案管理,有人說這是經驗累績而成的,只有作中學外別無他法;也有人說這是門藝術,每個人都有自己獨特的美感;無法同時有二人的管理模式會一模一樣。而小弟認為專案管理有其技巧,搭配個人的領導風格,只要掌握其技巧,雖無法當眾人之上但也可以混口飯吃啦~!!
專案管理最常碰到的就是預算低於預估成本、專案時程過趕、手中資源不足、客戶需求不定….等等,每一項都會可能會致你的專案於死地;難不成就沒有一個案子好搞一點嗎? 呵~~呵~如果專案好搞(天呀~我怎麼一直用大陸用語呢),那用著專案經理嗎?所以從事專案經理幾年來看,只能說認命吧!! 以上幾點,如果只有符合幾項,就算好了,如果全中~那只是剛剛好,至於全不中~哈~~哈~~那等於你中頭彩~!! 所以在這麼惡劣的環境之中,唯有不斷增加自己的功力,好能應付各式各樣的專案狀況!!
本書蠻淺的,也蠻實用的,整本寫法有用故事串場(雖然我都搞不太清楚
Chapter 2 專案與專案管理
專案管理流程
Step1.釐清主要的問題或機會
許多專案之所以失敗,應該歸因於所謂的「跳躍式解決方案」(solution-jumping),此意思是說人們傾向在尚未正確分析狀況前,就急著討論因應措施
Step2.釐清與界定最佳的專案解決方案
首先要做的事就是找出所有合理的選擇方案,團隊成員可以採用腦力激盪或類似的創意方式找出可行的選擇方案。
Step 3.釐清任務與資源需求
此階段稱之為 範疇管理 (scope management),在此步驟,團隊成員必須界定出所有必須完成的工作(任務);同時必須考慮要採取哪些方法來完成這些工作,以及需要動用到多少內部資源 (確認所有工作所需資源的初步承諾)
Step4.準備控制時間表與資源配置計畫
專案的時間表目的有三: 1.預計專案所需時間的預估值 2.告知所有的任務執行者,誰該於何時做些什麼 3.可以用文件化的方式追蹤與控制專案進度
Step5.預估專案成本與準備專案預算
Step6.風險分析與建立利害團體關係
在此要進行風險管理,找出最貝「高度威脅性」的問題並提出行動及因應方案。另外 ,需釐清所有的利害關係人,並建立或強化與這些人的關係。
Step7.維持控制與溝通
專案計畫應定期更新與公告,同時,在狀況報告中一定要強調預期的成本、時間表與最後產物的品質
Step8.有秩序的結案管理
需發展出彙總表(Punch list),這張表為所有任務的濃縮版,團隊成員必須要完成這張表,才算結案。在此時點,專案緀理仍息須保持團隊成員對專案專注度,因為通常成員的注意力在此時已逐漸渙散。最後當然專案隊還必須進行事後的檢討與學習 。
建立具激勵作用的環境
技巧一:傳達一種正面的態度,肯定每個成員與工作皆有其價值的
a.花點時間說明每個人的功能對專案目標有何貢獻
b.在團隊會議上花時間強調,不同的成員對正面的成果有何項獻
c.對於能見度較低或較不受重視的工作多加表彰
技巧二:表達對成員的知識、能力與工作倫理的信心
a.盡量避免重複地檢查與對枝微未節的管理
b.指派可讓個人發揮的任務,然後讓成員自行決定該如何達到最佳的目標
c.以一種足以傳達信賴的方式,提供成員一定的自由度、決策力與權限
技巧三:贊同好的績效表現
a.事先釐清何為高績效標準
b.以一種明顯且正面的方式,向管理階層溝通你的團隊成績。
c.公開贊同成員想要超級越預設目標的作法
技巧四:以身作則。
a.不要要求其他人做你自己不願做的事。
b.當被要求提出保證時,務必以所有團隊成員為名
c.持續維持最高標準的誠信與正直
定義專案的成功
Level1:達成專案目標
最大的成功是在專案目標與結果之間,完全沒有任何差異 ,就是專案經理能否符合預期
Level2:專案效率
專案雖然達成了目標,但在管理的過程中,如果顧客、團隊或其它人受到負面影響,這專案或許不能算為成功專案。專案的效率可以使用類似以下的標準作為衡量:
a.委託人的營運狀況原本混亂的程度
b.有效應用專案資源的方式
c.專案團隊成員人數的成長擴張數量
d.有效處理衝突的方式
e.專案管理功能的成本
當被指派接手正在運行的專案時,你必須先找出真正的需求。
Level3:對顧客或使用者的實用度如何?
這個專案究竟解決多少問題?滿足多少需求?以下是有助於評估實用性高底
a.是否解決了原本存在的問題?
b.是否有可被驗證的銷售額、收入或獲利成長?
c.我們是否省下跟原本預期一樣多的金錢?
d.顧客是否真的樂於使用這項產品?
Level4:組織改善
組織是否能從該專案中學習成長?
Chapter 3 專案經理的角色
往回推的時間表
如果專案是有deadline,你必須避開從截止日開始倒推你的時程,這樣做將會造成一種錯誤,讓你誤以為可以完成所有的事
專案經理的八個成功關鍵技巧
1.關心每件事,但不要被任何事絆住
2.不要等別人告訴你該做些什麼
3.透徹了解人性
4.學會該向誰、何時,以及如何取得倚靠
5.做決策時應考量到技術、人員與業務
6.學會如何利用模糊、不完美或不完整的資訊來做決策
7.永不停止發展你的社交技巧
8.欣賞了解政治運作的價值
Chapter 4 界定專案
腦力激盪
腦力激盪是一種團隊導向的技巧,是開放成員提出各種不受限的想法。其基本原則如下:
a.同時注重想法匯集的數量與品質
b.鼓勵每個成員貢獻出所有可能的想法
c.不要在一開始就先想到正當性可行性問題
d.除非你已完成腦力激盪,否則不要在過程中做出批評、裁判或評價
e.鼓勵大家對已提出的想法,進行結合或調整的後續動作。
運用財務標準來進行專案選擇
a.淨現值(Net present value/NPV): 一專案預期未來的現金流量,其類似於利潤的概念
b.內部報酬率(Internal rate of return /IRR):某一專案的投資所帶來的報酬率
c.還本期間,亦稱之為經費回收時間或損益平衡點,就是專案打平其原始投資所需的年數或月數
d.現金最大需求:就是需要投資最多金錢的任何專案時點
規避不確定性
在初步規劃階段,特別是供管理階層審核與獲准執行的提案中,請考量使用以下的技巧:
1.任何的預估值請以可能產出的區間值來表示
2.讓每張圖表都盡量簡單(避免採用過分詳細的圖表,因為會讓人認為你的精確度或理解度很高)
3.在你所有的文件上,清楚地說明這些皆屬於初步性的文件
Chapter 5 建立與維繫有效的團隊
有效率的團隊會議
1.事先發布會議通知,內文一併說明議程項目與預定的時間配置
2.準時開始與結束會議
3.不要對遲到的人重述之前的所有事項
4.當正事談完之後,盡快讓每個人回到各自工作崗位上
5.如果你認為沒有什麼新的事項需要討論時,應該取消會議
6.將會議內容限定在與專案管理有關的議題上,不要讓它淪為少數人說明細部決定的論壇
7.發布簡單的會議紀錄,以強調決議的行動項目,並點出下次會議必須完成的事項
Chapter 6 計畫與預估
正確的工作劃分規模
為使 工作可以合理且有效的安排及追蹤,有以下二項法則:
法則一:以40到80個工為單位劃分時程
法則二:將專案時程大約劃分為25等份。此項法則非常建議專案經理採用。
時程與 進度會議同步
團隊會議的開會頻率與時程表上的工作元素細項應該是同步的。如此才能在你的維持控制需求、以及建立與維持時程努力間取得平衡。
風險管理 沒有正確地評估 一般為以下三原因
1.專案經理不懂風噞管理
2.專案經理落入「樂觀看法」(rose-colored glasses)症候群
3.專案經理面臨到來自於利害關係人、委託人或市場的壓力
更好的預估
在任何可能的時候,務必確認該預估是由任務執行者所提出
要求預估者對他們提出的所有假設,都必須說明其預估基礎
安排專案團隊或領域專家檢視專案預估
抗拒組織中「一視同仁」的預估調整方式(例如限定每人預估調整範圍為10%)
在專案執行期間,創造一種氛圍,鼓勵任務執行者在取得新資訊時,修改原來的預估
預估的本質
可能結果的範圍,非一個數字
預估的基礎
任何可能影響到預估有效性的因素
Chapter 7 準備細專案計畫
在範疇管理的工作細分結構,並沒考慮時間點與順序問題,待後續再思考這問題
貼紙管理
將所有團隊成員都集合到白板前,將活動標題在紙上,每個活動一張。接著將這些活動按其相互關係放在白板上,這時網路圖便已成形
要求任務執行者提出三項資訊:投入工時、期間、預測基礎
1.達成這項任務所需投入的人力或工時
2.完成此項任務所需的時間區間,也就是期間
3.預測基礎:說明他們是如何做出上述的預測
資源平等化
此技巧可以看是否有人被過分承諾使用,如有則需要調整衝突任務的先後順序
注意接近關鍵路徑的活動
因為當這些的緩衝時間不充裕時,而且具有相當的重要性,其就會有相對風險,必須更加留意
Chapter 8 處理風險與不確定性
事先預防
在面對風險處理問題時,「預防」通常是成本最低、但可靠度最高的策略
利用PERT判定時程期間
O+4M+P/6 O=樂觀 M=最可能 P=悲觀
Chapter 9 專案執行期間的掌控
專案控制
計算出的現有差異+預估的未來差異 = 最終的專案差異
專案品質
人們也許會忘記你花了太多錢或是太多的時間,但絕對不會忘記他所拿到的東西是不能用的
走動管理(Management by Wallking Around /MBWA)
做好掌控通常能只靠書面的資訊紀錄,走動管理可以用來衡量團隊的動力水準、評估或確認你所接收到的資訊正確性或有效性,並可以發掘出那些在團隊的場合中不會浮現出來的問題與議題
取得高品質質資料的訣竅
當成員循了適當的流程時,應該予以獎勵,即便其結果不見得都是非常理想
不應該射殺壞消息資訊的提供者,即便這位提供者必須為其負責
應該鼓勵與支持「盡早提出警告」的報告心態
當一些壞結果被報告出來時,不應該花時間做無謂的責備
當問題浮現時,應該立即進入一種協同解決問題的模式
不應該挑撥團隊成員,或是在某位成員的面前批評另一位成員
應該公開讚揚個人矛於承諾與負責的態度
第十章 管理專案界面
當面對負面反應時,你應該如何回應
對於你所不了解的任何部分,請其加以說明
別逞強,如果你不知道答案的話,直接承認
不要說謊
不要怪罪其它人或其它情況
不要承諾你明知道做不到的事
技巧性地修正錯觀念
明察每一個抱怨
不要做出情緒性的回應
正面反應時 你如何回
分享彼此的讚美
不要妄自菲薄,如真的這不算什麼 我想我只是幸運罷沀
第十一章 專案溝通與文件
善用email 副本
當要讚美人時可將主管列入副本之中,這是一種強而有力、有效且簡單的表達讚揚同時提升能見度的方式
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